Optimizando el tiempo de trabajo como Community Manager

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Optimizando el tiempo de trabajo como Community Manager

Poniéndome al día con un colega de profesión que trabaja en Málaga capital, estuvimos comentando sobre algunos de nuestros clientes y la forma que teníamos de trabajar con ellos (sin romper la ley sobre LOPD por supuesto), qué herramientas usábamos para poder gestionar y automatizar ciertas acciones casi diarias que nos hacen “perder” un tiempo precioso el cual podríamos dedicar a otras tareas necesarias, a investigación o simplemente a pasar tiempo con nuestras familias.

Actualmente, en la población de Vélez-Málaga, estoy realizando junto a otras 25 personas más, un curso impartido por la EOI (Escuela de Organización Industrial) llamado “Gestión de la Tecnología”. Una de mis compañeras, Elena Larkova (Gerente de Prosperaru), psicóloga humanista, me preguntaba por mi método de trabajo y me comentaba que no le importaría “ver” como mi cerebro crea conexiones entre sus neuronas para observar de qué manera optimizo y automatizo el trabajo.

Pues bien, esto último no lo sé, pero analizando ese sistema , he decidido escribir este artículo comentando las herramientas que uso para poder llevar todo para adelante. Hay que tener en cuenta que en nuestra actividad se “pierde” mucho tiempo en ciertas cosas, y si encontramos una forma de automatizar u optimizar esto, es tiempo que ahorramos y si tenemos en cuenta que el tiempo es dinero, pues ahorrar tiempo es ahorrar dinero.

Antes de comenzar, deciros que habrá alguna aplicación de la que ya habré hablado aquí.

Empezamos con la aplicación que más resultados me da, incluso he adquirido la versión PRO. Hablo de HOOTSUITE. Es, según su propia descripción “un escritorio de gestión y medición de resultados de redes sociales”. Con este servicio se pueden gestionar ilimitadas redes sociales, mandar mensajes “masivos” (ojo nunca SPAM) a éstas. Por ejemplo: Tengo un cliente de un catering (obviaremos nombres) que tiene su perfil personal en Facebook, su página de empresas, cuenta en Twitter, cuenta en Linkedin y cuenta en Google+ … pues bien, el otro día le concedieron un distintivo de calidad (del que nos sentimos muy orgullosos) y para anunciarlo en todas las redes sociales, desde Hootsuite se hace mandando solamente un mensaje.

Además se le pueden adjuntar fotografías y direcciones de páginas webs (de las cuales se generan miniaturas). También permite programar mensajes. Eso está muy bien porque, por ejemplo, los lunes los dedico a hacerlo y creo los de toda la semana así ahorro el tener que estar diariamente “liado” con este tema. Esto no quita que si encuentro un artículo de interés para el cliente un jueves lo comparta (cosa fácil con el plugin de integración en los navegadores con todas las funciones añadidas).

La siguiente herramienta la descubrí hace muchos años cuando era gratuita. Tuve el honor de ser “Beta Tester” de la misma y la verdad es que me encantó ver el desarrollo y las mejoras sobre todo en estabilidad y funcionalidad. Se llama MANAGE WP y como su propio nombre indica sirve para manejar muchos sitios webs a la vez que estén creados bajo nuestra querida plataforma de WORDPRESS. Cuando terminó la fase Beta, a todos nos ofrecieron el alta de pago con un gran descuento, aún así me pareció excesivamente caro en su momento, pero supongo (no conozco la historia), que vieron que las ventas no iban bien, así que le dieron un vuelco a los precios. Actualmente puedes adquirir la versión Premium dependiendo de la cantidad de sitios que quieras manejar, siempre pudiendo, en cualquier momento, incrementar el número de éstos.

El funcionamiento es bien sencillo. En los WordPress que administras instalas un plugin cliente para que MANAGE WP detecte el sitio y pueda empezar a funcionar. Una vez hecho, entras al dashboard de la aplicación y ya aparece tu sitio a gestionar. Tiene funciones muy útiles y variadas, como por ejemplo, poder actualizar plugins en lote y temas de todos los sitios con un simple click, gestionar cloudings bakcups de todos tus sitios a la vez,  sin contraseñas (encriptación por OpenSSL), moderar comentarios, revisar escritorios, publicar una misma página o entrada de varios sites al mismo tiempo, integración con Analytics de Google (del que hablaré después), etc.

Evernote: Es una aplicación que he instalado y desinstalado en todos mis dispositivos muchísimas veces y no me ha terminado de cuajar HASTA AHORA! Sinceramente no sé como he podido vivir sin ella. Simplemente es una aplicación de gestión y organización de notas. Es muy sencilla de utilizar, se pueden añadir recordatorios, notas, organizar por libretas, insertar fotos de la galería, cámara o pc, incluso, con algunos complementos, hacer capturas de pantalla, capturas webs, … esta aplicación, junto con otra que explicaré la siguiente, son la basa de organización de tareas que tenemos en NetManager.

El punto fuerte de Evernote es la cantidad de integraciones en dispositivos y navegadores que posee a parte de complementos bastante útiles que amplían la aplicación y facilitan su uso. Tiene una modalidad gratuita y otra de pago. Si no la habéis probado, hacedlo. Yo la uso a diario y sin parar sobre todo porque teniéndola instalada en tus dispositivos móviles y el pc, tienes todo sincronizado sin problemas. Para que os hagáis una idea, tengo una libreta que se llama “Temas para post en NetManager” y ahí tenia apuntado: “Optimización de tiempo de un Community” y al verla estoy escribiendo el archivo.

La aplicación que os he comentado anteriormente que complementa Evernote a nivel laboral es el conocido Google Calendar. Creo que el nombre lo dice todo. Es un calendario online del gigante buscador de internet. Es necesario tener un correo electrónico registrado en Google Accounts y ya puedes empezar a usarla.

Actualmente uso una Tablet y un Smartphone Android, también lo tengo IOS y aunque no soy ni defensor ni detractor de ninguno, reconozco que para el tipo de actividad que actualmente realizo, el sistema operativo del “robot verde” cubre más necesidades para mi que IOS. Calendar, al ser un producto de Google, siempre funcionará mejor con Android (aunque sea solamente un 0,00003%). Además, os aconsejo que en vez de asociar cualquier correo a Accounts os hagáis un Gmail y lo centralicéis todo ahí, ya que a la larga os beneficiará.

Siguiente utilidad (esta vez utilidades), ya que he decidido comentaros conjuntamente Google Analytics y Google WebmasterTools. Siempre que visito una, automáticamente después, visito la otra. Las uso sobre todo para mandar informes de incidencias o informes de tráfico web a los clientes a parte de su uso lógico del estudio de las estadísticas de una web.

Estas dos webs/aplicaciones son fundamentales para saber que tu sitio funciona y posiciona correctamente. WebmasterTools es una serie de herramientas que Google ofrece a los que creamos y/o gestionamos páginas webs (o a usuarios estandar). Tiene utilidades como poder ver si Google recibe correctamente los sitemaps de tu web, si ha habido alguna interrupción del servicio, si hay virus o código malicioso en tus páginas, tráfico de búsqueda, etc.

Google Analytics hace un desglose de los distintos tipos de análisis de las webs que le indiques, previa inserción del código generado por este (se puede hacer en WordPress y Joomla mediante plugins). Puedes ver las visitas de tu sitio a tiempo real, sectorizar todos estos datos con una infinidad de variables como datos demográficos, búsquedas orgánicas, campañas realizadas, fuentes del tráfico… También ofrece posibilidades de experimentar con otras webs a nivel comparativo.

Ahora le toca a Dropbox. Probablemente ya conocéis este servicio de gestión de archivos en la nube del que ya hemos hablado en alguna ocasión. Copio y pego lo que puse en un artículo anterior porque lo veo más que correcto:

Para mi, personalmente, es el mejor porque es el que más se ajusta a mis necesidades. Sé que no es el que más características tiene ni el que más espacio de forma gratuita ofrece, pero creo que es muy fácil e intuitivo. Tiene aplicaciones para smartphones y tablets tanto para IOS como para Android. También tiene una aplicación para escritorio que puede usarse desde el inicio del sistema operativo y que se cargue al arrancar el ordenador. Si quieres probarlo, solamente tienes que entrar en www.dropbox.com, darte de alta o descargarte la aplicación. Al darte de alta automáticamente te asignan 2Gb de espacio gratuito para que lo uses. Puedes ampliar este espacio de varias maneras: O pagando o invitando a tus amigos. Por cada amigo que se de de alta con tu invitación incrementará tu cuenta en 500Mb. Tiene más de 100 millones de usuarios

Mailchimp: Como dijo uno de los profesores de un curso de formación al que fui: “hay que acordarse de los clientes y hacérselo saber aunque sea una vez al mes”. Yo normalmente diseño un boletín de noticias (los famosos Newsletter) como plantilla y le cambio el contenido. Y esto esencialmente es lo que hace Mailchimp. Puedes gestionar tu base de datos de clientes y sectorizarlos a tu gusto. Además tiene un sinfín de plantillas preestablecidas o, si sabes código, puedes crearte la tuya propia.

Este servicio tiene integración con nuestro estimado WordPress y se puede, insertar a modo de plugin en tu web para que los visitantes de ésta puedan suscribirse a tus noticias. Además él solo gestiona las bajas de los usuarios que así lo soliciten sin necesidad de actuación por tu parte, cumpliendo así a rajatabla con la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos)

La única pega que le pongo (por decir algo) es que tiene versión de pago y versión gratuita. Yo de momento uso la gratuita que tiene la posibilidad de mandar hasta 12.000 email a 2.000 suscriptores. El precio de la versión premium (en caso de necesitarla) es totalmente personalizable: “Pay as you go” (Pagas lo que necesitas)

Y ya por último para terminar, una herramienta que he descubierto hace menos de un mes y que me parece de una utilidad brutal para mantener activa una cuenta de Twitter y publicar automáticamente mediante RSS noticias que creas interesantes. OJO! Recordad que tampoco es conveniente que se publiquen 100 tweets por hora, ya que podéis “cansar” a vuestros followers y que pinchen en el temido “Dejar de seguir” porque acaben hartos de que en su cuenta el 90% de los twits que vean sean tuyos.

Se trata de TwitterFeed. Simplemente te das de alta, incluyes tus cuentas de Twitter, buscas el RSS que quieres asociar y lo vinculas. Desde ese momento se publicará automáticamente en tu cuenta las novedades y/o noticias  elegidas.

Y nada más por el momento. La verdad es que no sé si hago bien en escribir este post donde desvelo parte de los secretos de trabajo de NetManager, seguro que alguno se “copia” 🙂 pero bueno, mientra pueda echaros una mano o que saquéis ideas para optimizar el tiempo automatizando viertas tareas me doy por satisfecho.

Si conocéis o usáis algún tipo de herramienta que queréis compartir con los demás, solo tenéis que dejar un comentario al final y dejarnos conocer parte de vuestros métodos de trabajo.

Salud!

 

Por | 2017-05-19T01:23:16+00:00 octubre 21st, 2013|Community Manager, Sin categoría|3 Comentarios

About the autor:

Apasionado de las Nuevas Tecnologías, la Fotografía y la Cocina. Me encanta el cine, leer, la música y los animales. Pensador incansable e inconformista innato. Me gusta buscarle los 18 pies al gato y no parar hasta conseguir mi objetivo. Mi Perfil de Google+

3 Comentarios

  1. Elena Larkova 21 octubre, 2013 en 11:35 - Responder

    Gracias, Juan Antonio, por compartir generosamente los frutos de tus investigaciones de Redes neuronales, sociales y digitales, fue un gran placer para mí poder tertuliar contigo. Hasta pronto, filósofo práctico de las Redes.
    Un abrazo
    Elena Larkova

    • Juan A. García-Filoso R. 21 octubre, 2013 en 11:47 - Responder

      Muchas gracias, Elena. Es un placer compartir ideas con vosotros, pero la mayoría de las veces sois vosotros quienes me las dáis a mi.

      Salud!

  2. […] como mínimo: Nos vale cualquier idea. Cualquier chorrada. Si os enseñara mi libreta de ideas de Evernote (ya hablamos de este fantástico programa) os reiríais sin parar. Hay ideas como “Inventar un insecticida que acabe con TODOS los […]

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